Prowadzisz biuro księgowe? Ile razy klient prosił o przygotowanie dla niego dokumentów, których przygotowanie de facto powinien zlecić prawnikowi? Ale wiadomo, przecież to tylko „umowa zlecenia”, „umowa o pracę” czy „protokół ze zgromadzenia wspólników” na pewno ma Pan/i ma jakieś wzory. Ilekroć pomagałeś klientowi przy kontroli skarbowej, ile razy dzwonił i pytał jak najkorzystniej „podatkowo” przeprowadzić jakąś transakcję. Mogę tylko przypuszczać, że tego typu prośby są dla Ciebie codziennością. A czy kiedykolwiek zastanowiłeś się nad tym co by się stało, gdybyś udzielił błędnej porady prawnej czy podatkowej? Czy pomyślałeś nad konsekwencjami źle sporządzonej umowy zlecenia czy protokołu ze zgromadzenia wspólników?
Poniżej przedstawię tylko kilka błędów, które są najczęściej popełniane przy świadczeniu usług dodatkowych przez biura księgowo-rachunkowe.
Błąd 1 – Udzielanie porad podatkowych.
Po pierwsze należy pamiętać, że do udzielania porad podatkowych uprawnieniu są wyłącznie doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni. Udzielanie porad podatkowych bez posiadania uprawnień zawodowych podlega karze grzywny aż do 50.000 zł. Tym samym jeżeli „doradzimy” klientowi, że tą nieruchomość to lepiej sprzedać niż wnieść aportem do nowej spółki i transakcja ta finalnie okaże się nietrafiona, narażamy się nie tylko na jego niezadowolenie i ewentualne odszkodowanie, ale również na zgłoszenie do odpowiednich organów i grzywnę w tym zakresie.
Błąd 2 – Sporządzanie umów cywilno-prawnych oraz umów o pracę.
Tutaj wydawało by się nie powinno być żadnych problemów. No tak pod warunkiem, że nasz klient „gra z nami w otwarte karty”, a co gdy tak nie jest? Załóżmy, że klient ma więcej niż jedną spółkę i w kilku z nich zatrudnia pracowników. W jednej na umowy o pracę, w drugiej na umowy zlecenia. Warunkiem braku ustalenia faktycznych kosztów zatrudnienia z obydwu umów jako z umowy pracy przez PIP, jest różny zakres obowiązków oraz brak przepływów finansowych pomiędzy podmiotami powiązanymi. A do kogo zwróci się z pretensjami klient jak przyjdzie kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy i ustali wysokość ZUS (łącznie z umowami zlecenia czy o dzieło) bo obowiązki te nie zostały dopełnione? Myślę, że każdy zna odpowiedź.
Błąd 3 – Sporządzanie protokołów ze zgromadzeń wspólników.
Każde biuro rachunkowe obsługujące spółki, sporządza dla nich sprawozdania finansowe. A co musimy zrobić z nimi do końca czerwca? – No zatwierdzić to też każdy wie, ale czy na pewno wiemy jak? Wydawało by się prosta sprawa wzorami protokołów ze zwyczajnego zgromadzenia i nadzwyczajnego zgromadzenia zalany jest Internet. Często również programy do księgowania oferują swoje wzory, które można od razy wygenerować. Na szczęście dla mnie, prawnika nie tak łatwo zastąpić. Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników, obok zatwierdzenia sprawozdania finansowego, obowiązane jest do podjęcia uchwał o udzieleniu absolutorium członków organów Spółki (nie tylko członkom Zarządu, ale też Rady Nadzorczej). Jeżeli uda nam się już wyłapać ten obowiązek to wbrew pozorom dopiero połowa sukcesu, dlatego, że wraz z udzieleniem absolutorium członkowi zarządu wygasa mandat (pod warunkiem, że skończyła się również jego kadencja i w umowie spółki nie wyłączono stosowania przepisów dotyczących kadencyjności). Ilu z Państwa sprawdziło przed wysłaniem do klienta protokołu z ZW, treść umowy spółki z o.o., w tym zakresie? Szacuje, że niewielu. A jakie są konsekwencje takiego działania? No niestety, znowu bardzo daleko idące. Jeżeli po wygaśnięciu mandatu, nie powołamy Zarządu na kolejną kadencję, to pozbawiamy spółkę reprezentacji. Spółka praktycznie będzie działać (bo stary Zarząd nie zostanie wykreślony z KRS), ale formalnie Zarząd ten nie będzie uprawniony do działania, a co za tym idzie podpisywania wiążących umów, zaciągania zobowiązań. Można powiedzieć: ale kto to sprawdzi skoro w KRS widnieje Zarząd? Ano sprawdzi najczęściej prawnik zwaśnionego wspólnika w ramach konfliktu, albo audyt jak klient np. będzie chciał spółkę sprzedać. Do kogo klient będzie miał pretensje? Pamiętajmy, że przy konflikcie czy sprzedaży Spółki mówi o realnym ryzyku i stracie finansowej.
Jak uniknąć wszystkich tych zagrożeń ? – Myślę, że przed wszystkim nie jesteśmy się w stanie wszystkiego zabezpieczyć, ale świadomość, że tego typu błędy mogą się pojawić to już bardzo dużo. Szacuje również, że 90 % umów o świadczenie usług księgowych i rachunkowych nie obejmuje swoim zakresem sporządzania dokumentacji prawnej czy udzielania porad podatkowych i jednocześnie te same 90 % właśnie ją sporządza na własne ryzyko. Czy korzyści w tym zakresie przewyższają możliwe ryzyka? Na to odpowiedzieć muszą sobie Państwo sami, a ja zapraszam na kolejny artykuł, w którym pokażemy dalsze pułapki jakie czyhają na właścicieli biur księgowo-rachunkowych.