Umowa spółki z o.o. to podstawowy dokument określający zasady działania spółki oraz współpracy pomiędzy wspólnikami. Kodeks spółek handlowych (KSH) wprowadza minimalne wymagania dla takiej umowy, ale warto rozważyć dodatkowe zapisy, które mogą pomóc skuteczniej chronić interesy wspólników oraz zwiększą elastyczność zarządzania. W niniejszym artykule przybliżamy kluczowe propozycje, które mogą wzbogacić umowę spółki, dzieląc je na bloki finansowy oraz strukturalny.
Postanowienia finansowe
Dobrze dobrane postanowienia finansowe pomagają wspólnikom efektywnie zarządzać finansami spółki oraz wspierają jej stabilność. Mogą one obejmować zasady pozyskiwania kapitału, jego dystrybucję oraz inne kwestie związane z zarządzaniem finansami. Dzięki temu wspólnicy zyskują pewność co do przejrzystości finansów spółki i większą płynność w kluczowych momentach.
Dopłaty wspólników
Dopłaty stanowią mechanizm umożliwiający dofinansowanie spółki w razie potrzeby. Warto, aby umowa zawierała zapisy określające zasady oraz możliwość wnoszenia dopłat. Umożliwi to pozyskanie dodatkowych środków w momencie, gdy zajdzie taka konieczność. Dopłaty wiążą się z dodatkowymi zobowiązaniami wspólników względem spółki, dlatego mogą być nałożone tylko wtedy, gdy odpowiednie regulacje dotyczące dopłat są zawarte w umowie spółki.
| Warto zapamiętać: Umowa spółki musi określać maksymalną wysokość dopłat w stosunku do udziałów. Dopłaty muszą być uiszczane proporcjonalnie do udziałów wspólników. |
Podwyższenia kapitału zakładowego
Standardowa procedura podwyższenia kapitału zakładowego wymaga zmiany umowy spółki i wpisu tej zmiany do rejestru przedsiębiorców KRS. Można jednak uprościć ten proces, jeśli w umowie znajdą się zapisy określające maksymalną kwotę podwyższenia oraz termin, do którego może ono nastąpić. Dzięki temu wspólnicy mogą szybko podwyższyć kapitał w ramach ustalonych limitów, bez konieczności każdorazowej zmiany umowy.
| Warto zapamiętać: Umowa spółki musi określać maksymalną wysokość i termin podwyższenia kapitału zakładowego.Podwyższenie w ramach limitu ustalonego w umowie nie wymaga wizyty u notariusza. |
Zaliczki na poczet dywidendy
Odpowiednie zapisy w umowie mogą umożliwić wspólnikom wypłatę zaliczek na poczet dywidendy. To rozwiązanie pozwala na wcześniejsze podzielenie się zyskiem, bez konieczności czekania na zakończenie roku obrotowego. Jest to szczególnie korzystne, gdy wspólnicy potrzebują szybkiego dostępu do środków.
| Warto zapamiętać: Wypłata zaliczki na poczet dywidendy może nastąpić w trakcie roku obrotowego. Upoważnienie zarządu do wypłaty musi wynikać bezpośrednio z umowy spółki. Spółka musi posiadać wystarczające środki na wypłatę zaliczki. |
Udziały uprzywilejowane
Udziały mogą być uprzywilejowane, zapewniając wybranym wspólnikom dodatkowe korzyści, takie jak większa liczba głosów, wyższa dywidenda lub priorytet w podziale majątku w razie likwidacji. Tego typu regulacje dostosowują prawa i obowiązki wspólników do ich wkładu w rozwój spółki.
| Warto zapamiętać: Uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu nie może przyznawać więcej niż trzy głosy na jeden udział. Udziały uprzywilejowane w zakresie dywidendy mogą dawać prawo do dywidendy wyższej maksymalnie o połowę w porównaniu do udziałów nieuprzywilejowanych. |
Postanowienia strukturalne
Postanowienia strukturalne dotyczą organizacji i zarządzania spółką oraz ochrony jej stabilności. Określają zasady funkcjonowania wewnętrznych struktur spółki, co wpływa na jej bezpieczeństwo strategiczne i operacyjne.
Ograniczenia zbywania udziałów
Aby wspólnicy mieli kontrolę nad składem osobowym spółki, warto wprowadzić zapis o ograniczeniu możliwości zbywania udziałów. Może to być np. prawo pierwszeństwa lub prawo pierwokupu udziałów przez pozostałych wspólników. Dodatkowo, ograniczenia mogą obejmować konieczność uzyskania zgody określonych organów lub osób, takich jak spółka, zgromadzenie wspólników, rada nadzorcza, wybrany wspólnik lub inny podmiot. Taki mechanizm chroni stabilność spółki i zapobiega przypadkowemu wprowadzeniu niepożądanych osób do grona wspólników.
| Warto zapamiętać: Zbycie udziałów nie dotyczy tylko sprzedaży – obejmuje także darowiznę, zamianę oraz inne prawnie dopuszczalne formy przeniesienia własności. Warto określić procedurę dotyczącą zbywania udziałów w umowie spółki, by w razie potrzeby wszyscy wspólnicy wiedzieli, jak postępować w takiej sytuacji. |
Wyłączenie obowiązku uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na niektóre zobowiązania
Co do zasady zaciąganie zobowiązań lub rozporządzanie prawem o wartości dwukrotnie przewyższającej kapitał zakładowy wymaga zgody zgromadzenia wspólników. W przypadku niskiego kapitału zakładowego taki wymóg może być zbędną formalnością. Warto rozważyć wyłączenie tego obowiązku, co uprości proces podejmowania decyzji i zwiększy sprawność operacyjną spółki.
| Warto zapamiętać: Wyłączenie obowiązku uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na niektóre zobowiązania musi nastąpić w umowie spółki. |
Zdalne przeprowadzanie zgromadzeń wspólników
Obecnie coraz częściej wspólnicy preferują udział w zgromadzeniach online, co pozwala zaoszczędzić czas i ułatwia udział, nawet jeśli są poza siedzibą spółki. Warto zatem dodać do umowy spółki postanowienie, które umożliwi zdalne przeprowadzanie zgromadzeń wspólników. Taki zapis zwiększy elastyczność organizacyjną i sprawi, że zgromadzenia będą mogły odbywać się bez względu na miejsce pobytu wspólników.
| Warto zapamiętać: Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinny być określone w odpowiednim regulaminie. |
Wygaśnięcie i odnowienie mandatu członka zarządu
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością standardem jest, że członkowie zarządu są powoływani na określony czas, jednak umowa spółki daje możliwość elastycznego ustalania długości kadencji zarządu. Wspólnicy mogą nawet zdecydować o powołaniu zarządu na czas nieokreślony, co eliminuje konieczność każdorazowego powoływania zarządu po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Niestety, nadal budzi wątpliwości, czy w przypadku powołania zarządu na czas nieokreślony mandat członka zarządu wygasa zgodnie z art. 202 § 1 KSH. Przepis ten stanowi, że „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.”
W praktyce, aby uniknąć niejasności, w umowie spółki warto umieścić zapis precyzujący, że mandat członka zarządu powołanego na czas nieokreślony nie wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Alternatywnie, można bezpośrednio wyłączyć stosowanie art. 202 § 1 KSH. Taki zapis pozwala na wyeliminowanie wątpliwości co do obowiązywania mandatu członków zarządu, gdy pełnią oni swoje funkcje bezterminowo.
| Warto zapamiętać: Aby wyeliminować niepewność co do wygaśnięcia mandatu członka zarządu powołanego na czas nieokreślony, warto odpowiednio sformułować zapisy w umowie spółki. |
Umorzenia udziałów
Umorzenie udziałów jest istotnym zagadnieniem, które może się pojawić na etapie zakładania spółki. Często trudno przewidzieć, czy w przyszłości będzie konieczność umorzenia części udziałów. Dlatego warto uwzględnić w umowie spółki odpowiednie zapisy, które umożliwią umorzenie udziałów za zgodą wspólnika. W przypadku braku ogólnego zapisu dotyczącego umorzenia, przed jego przeprowadzeniem konieczne będzie wprowadzenie zmiany do umowy spółki. Taki proces może znacząco opóźnić całą procedurę.
| Warto zapamiętać: Umorzenie może być dobrowolne (za zgodą wspólnika) lub przymusowe (bez zgody wspólnika).Dla umorzenia dobrowolnego wystarczy wskazanie, że jest ono możliwe.Przy umorzeniu przymusowym należy określić przesłanki i tryb umorzenia. |
Dobrze skonstruowana umowa spółki z o.o. powinna być dostosowana do potrzeb wspólników oraz specyfiki prowadzonej działalności. Każde z powyższych postanowień może pomóc w lepszym zarządzaniu spółką i ochronie interesów wspólników. Jeśli chcesz, aby umowa Twojej spółki była optymalnie dopasowana do Twoich potrzeb, skontaktuj się z naszą kancelarią. Chętnie doradzimy najlepsze rozwiązania!