Od 8 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy wzmacniające uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. Z perspektywy firm najważniejsza zmiana dotyczy umów B2B, zlecenia i innych modeli cywilnoprawnych. Jeżeli sposób wykonywania współpracy odpowiada cechom stosunku pracy, ryzyko zakwestionowania takiej relacji istotnie wzrosło.
Nowe przepisy nie eliminują umów cywilnoprawnych. Nie oznaczają też, że każda współpraca B2B jest zagrożona. Oznaczają jednak, że podmiot zatrudniający powinien zadbać o dwie rzeczy jednocześnie: właściwą treść umowy oraz spójność tej umowy z praktyką współpracy.
JAK DZIAŁA NOWY MODEL KONTROLI
Nowelizacja wprowadza mechanizm dwuetapowy. Najpierw inspektor pracy wydaje polecenie usunięcia naruszeń. Jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
To rozwiązanie ma istotne znaczenie praktyczne. Firma otrzymuje czas na reakcję. Jednocześnie musi działać szybko i w sposób dobrze udokumentowany.
Ważne jest również to, że decyzja nie działa automatycznie wstecz. Okręgowy inspektor pracy może jednak skierować do sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy za okres sprzed wydania decyzji. Takie rozwiązanie odpowiada zasadzie pewności obrotu. Skutki za okres wcześniejszy mają być oceniane przez sąd.
DLACZEGO TO MA ZNACZENIE DLA FIRM
Ryzyko nie sprowadza się wyłącznie do samej decyzji PIP o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy. Istotne znaczenie mają również skutki następcze takiej kwalifikacji oraz nowe narzędzia kontroli, które zwiększają prawdopodobieństwo wykrycia nieprawidłowości.
Po pierwsze, PIP może obecnie prowadzić czynności zdalnie, żądać dokumentów w postaci elektronicznej i korzystać z transmisji online. W praktyce oznacza to szybsze i sprawniejsze prowadzenie kontroli oraz większe znaczenie jakości i spójności dokumentacji.
Po drugie, nowe przepisy wzmacniają wymianę danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. To oznacza większe ryzyko wychwycenia rozbieżności pomiędzy treścią umowy, sposobem rozliczeń, zgłoszeniami do ZUS i danymi podatkowymi. Dla firm szczególnego znaczenia nabiera więc spójność informacji przekazywanych do różnych instytucji.
Po trzecie, reklasyfikacja współpracy może prowadzić do skutków w obszarze ubezpieczeniowym i podatkowym. Ustawa przewiduje zaliczenie składek opłaconych z tytułu wcześniejszej umowy cywilnoprawnej na poczet składek należnych z tytułu stosunku pracy, ale nie eliminuje to ryzyka dalszych rozliczeń i korekt.
Dodatkowo decyzja PIP albo prawomocne orzeczenie sądu może wywoływać skutki także na gruncie postępowań podatkowych i wpływać na bieg terminów przedawnienia.
CO BĘDZIE OCENIAŁA PIP
Podstawowa zasada pozostaje niezmienna. O charakterze relacji nie decyduje nazwa umowy. Znaczenie ma to, jak współpraca wygląda w praktyce.
Ryzyko rośnie przede wszystkim wtedy, gdy wykonawca:
- świadczy usługi osobiście i w sposób ciągły,
- działa pod kierownictwem lub bieżącym nadzorem,
- pracuje w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę,
- jest trwale włączony w strukturę organizacyjną,
- nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego,
- korzysta z narzędzi i systemów firmy,
- nie ma realnej możliwości zastępstwa,
- otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie niezależne od efektu prac.
Im więcej takich elementów występuje łącznie, tym trudniej obronić tezę, że chodzi o niezależną współpracę gospodarczą.
DLACZEGO WARTO PRZEANALIZOWAĆ UMOWY
Dobrze przygotowana umowa nadal ma bardzo duże znaczenie. To właśnie ona powinna opisywać niezależność wykonawcy, zasady rozliczeń, możliwość korzystania z podwykonawców, zakres odpowiedzialności oraz brak podporządkowania pracowniczego.
Problem pojawia się wtedy, gdy umowa jest źle napisana albo nie odpowiada realiom współpracy. Ryzyko może wynikać zarówno z praktyki operacyjnej, jak i z samego kontraktu.
Dlatego w obecnym stanie prawnym warto przeanalizować:
- czy umowa nie zawiera sformułowań typowych dla stosunku pracy,
- czy przewiduje realną samodzielność wykonawcy,
- czy dopuszcza zastępstwo lub podwykonawstwo,
- czy prawidłowo reguluje odpowiedzialność i ryzyko,
- czy sposób rozliczeń odpowiada relacji biznesowej,
- czy zasady korzystania ze sprzętu, benefitów i narzędzi są właściwie uregulowane.
CO POWINIEN OBEJMOWAĆ AUDYT
Rzetelny audyt nie powinien ograniczać się do samego wzoru umowy. Powinien objąć również praktykę współpracy.
W szczególności warto zbadać:
- treść kontraktów,
- sposób przydzielania zadań,
- raportowanie i komunikację z zespołem,
- onboarding wykonawców,
- zasady korzystania ze sprzętu i systemów,
- sposób dokumentowania usług,
- model wynagradzania i zwrotu kosztów,
- dostęp do benefitów.
W praktyce to właśnie na styku dokumentów i codziennego działania najczęściej ujawnia się rzeczywiste ryzyko.
JAKIE DZIAŁANIA SĄ TERAZ NAJBARDZIEJ RACJONALNE
Nowe przepisy nie oznaczają, że każdy model B2B trzeba likwidować. Oznaczają jednak, że trzeba go świadomie uporządkować.
Najbardziej racjonalne działania to:
- przegląd umów B2B i umów cywilnoprawnych,
- porównanie ich treści z praktyką współpracy,
- identyfikacja relacji o najwyższym poziomie ryzyka,
- uporządkowanie zasad rozliczeń i raportowania,
- dostosowanie praktyki onboardingowej i operacyjnej,
- przygotowanie firmy do ewentualnej kontroli.
WNIOSKI
Reforma PIP nie pozbawia firm możliwości korzystania z B2B. Podnosi jednak standard ostrożności po stronie podmiotów zatrudniających.
Dziś nie wystarczy mieć „jakąś” umowę. Umowa powinna być dobrze przygotowana, spójna z praktyką współpracy i dostosowana do realnego modelu działania.
Dlatego obecny moment warto wykorzystać na przegląd kontraktów i zasad współpracy. Im wcześniej firma zidentyfikuje ryzyka, tym większa szansa na ich uporządkowanie przed kontrolą PIP.